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Vom Grillmeister zum Prozessmanager
18.05.2021 | Presse

Was kann der Prozessmanager vom Grillmeister lernen?

10 feine Tipps für besseres Prozessmanagement

Jetzt, wo die Tage länger und die Abende lauschig werden, wollen wir raus ins Freie … auch für kulinarische Angelegenheiten. Was ist da naheliegender als Grillen? Und weil wir das, was Genuss und Freude bereitet, immer wieder tun, liegt es ebenso nahe, Grillen mit dem Thema Prozessmanagement zu verknüpfen.

Wieviel Struktur braucht ein Mensch/eine Organisation. Wie viel Gegrilltes verträgt ein Mensch und ist Gegrilltes gleich Gegrilltes? Menschen (und auch Organisationen) brauchen/geben sich Strukturen, die uns ein Gefühl von Orientierung und Sicherheit vermitteln und nicht zuletzt für Vertrauen sorgen. Und Vertrauen ist das Grundnahrungsmittel für gute Zusammenarbeit – was uns wieder zum Grillen führt. Also Grillschürze umgebunden und los geht’s – mit der Vorbereitung!


Damit Grillabende nicht in Tränen und hungrig enden, sollte man sich ein paar grundlegender Sachen bewusst sein: Es sind beim Prozessmanagement nicht die Werkzeuge und Tools und es sind beim Grillen nicht das teuerste Steak oder der edelste Grill, die Prozesse bzw. Grillerfolge garantieren, sondern, wie man es handhabt und wie es von denjenigen, die den Prozess benötigen, aufgenommen wird. Ich kann den Prozess über hochmoderne Dokumentationsprogramme abwickeln, aber wenn mich mein Gegenüber nicht versteht und umgekehrt – also wenn ich zum Beispiel Vegetariern Fleisch anbiete –, dann kann ich das noch so gut machen, sie werden es nicht annehmen, es wird niemandem schmecken.

 

Wie man Prozessmanagement-Erfahrung bestmöglich aufbaut
 

Um möglichst wenig Frustration zu erleiden, um von Beginn an einen guten Flow zu haben, beginnt man am besten mit Prozessen, die gut überschaubar sind. Und zudem sollte man sich von den Besten möglichst viel abschauen – wie auch beim Grillen zum Beispiel der jüngere Generation von den Eltern lernt – und seine Erfahrungen mit jemandem austauschen, dem man vertraut. Wichtig ist natürlich auch, das Bewusstsein mitzubringen, dass nicht immer alles perfekt funktioniert.

So sind Prozesse Standards für die Arbeitswelt, aber schränken eigentlich auch ein. So ist das Grillen einer Bratwurst jetzt nicht das, wo jemand von Meisterleitung spricht bzw. überhaupt darüber spricht. Nur wer schon mal eine total verbrannte oder noch fast rohe Bratwurst vorgesetzt bekommen hat, war auch nicht glücklich. So machen auch Standards vielleicht nicht glücklich, aber sie sind hilfreich. Deshalb muss man sich – auch beim Grillen – fragen, an welche Standards man sich halten möchte und inwieweit man intuitiv vorgehen möchte, auch auf die Gefahr hin, dass es vielleicht nicht gelingt. Man kann auch im Prozessmanagement intuitiv sein. Dazu braucht es aber sehr viel Erfahrung – dann kann man es quasi „aus der Hüfte“ machen … so wie auch das Grillen: Auch hier kann man spontan mit irgendwelchen Zutaten etwas gut hinbekommen.

 

Das funktioniert in der Praxis am besten, wenn man sich die Frage beantwortet hat, was man mit den Prozessen bezweckt, warum man standardisieren möchte. Es geht nicht immer nur um höher, schneller, weiter. Nur weil andere Unternehmen, Abteilungen etc. ein bestimmtes Prozessmanagement-Tool benutzen, nur weil andere in der Siedlung den hipsten Griller im Garten stehen haben… Wenn ich nicht weiß, wie ich ihn richtig bediene, dann ist es zwecklos. Deshalb die wichtige Antwort auf die Frage “Was habe ich vor, was möchte ich tun?“

 

 

10 Tipps für richtiges Grillen – vs – Prozesse richtig managen


1. Die Vorbereitung für das Grillfest – vs. – Prozesslandkarte & Prozessrichtlinie
 

Bereiten Sie so viel wie möglich vor! Alles, was fertig ist, verursacht später beim Grillfest keine Hektik. Daher: Salate anmachen, Fleisch marinieren, Tische und Sesseln arrangieren. Verwenden Sie Grill-Checklisten!

Beim strategischen Prozessmanagement werden die grundlegenden Dinge als Prozessrichtlinie festgelegt, Und damit das auch zusammenpasst, gibt es die Prozesslandkarte, wo die Prozesse zueinander gelegt und dargestellt werden, damit man relevanten Geschäftsprozesse neben den unterstützenden Prozessen und den wertschöpfenden Kernprozesse (als Teil des operativen Prozessmanagements) darstellen kann.

 

2. Der richtige Grillplatz – vs. – Stakeholdermanagement
 

Wählen Sie einen passenden Grillplatz – eben und schattig! Achten sie auf kurze Wege, sonst wird aus Ihrem Grillfest ein Hürdenlauf, doch halten Sie Abstand zwischen Grill und den Tischen der Gäste.

Das Stakeholdermanagement (die Prozessumweltanalyse) definiert den Zweck der Prozesse unter Berücksichtigung der Kunden, Gäste und der Interessenslage insgesamt. Während z.B. eine Seniorengruppe lieber sitzt und sich über kurze Wege freut, wird bei einem Kindergeburtstag eher mehr Bewegung vorhanden sein und der Griller eher abseits, in sicherem Abstand stehen. Hier geht es nicht darum, welche Prozesse ich manage, sondern für wen ist das Ganze mache, wem nützt die Sache.

 

3. Auswahl des Grills (Holzkohle / Gas / Elektro) – vs. – Prozessdarstellung (EPK, BPMN, Wertschöpfungsketten, Use Case etc.)
 

Eine Grundsatzfrage, mit der man schon ein kleines Buch füllen könnte. Aber die Auswahl überlassen wir Ihnen. Sorgen Sie nur für ausreichend Brennmaterial.

Die Frage, womit soll der Prozess dargestellt werden, ist auch oft eine „Religion“, aber entscheidend ist vielmehr, ob man das „Tool“ auch bedienen und benutzen kann und wird es von den anderen verstanden und auch erwartet.

 

4. Das Anheizen – vs. – Prozessabgrenzung
 

Die Vorfreude wächst! Wer elektrisch oder mit Gas grillt, ist hier fein raus ­­– das Anheizen geht auf Knopfdruck. Alle, die Feuer und Flammen lieben, verzichten lieber auf Geheimtricks mit Papier oder diversen Pyramidenaufbauten. Verwenden Sie Anzündwürfel und am besten einen Grillkamin und es gibt in kürzester Zeit eine schöne Weißglut.

Das Anheizen beim Grillen kann man als Prozessabgrenzung umlegen: Darum geht’s, das habe ich jetzt vor. Das soll mein Prozess sein – und ich will jetzt wissen, was alles um den Prozess herum ist, was grenzt ihn ab. Direkt damit zusammenhängend kann man auch den nächsten Punkt verstehen:

 

5. Sicherheitstipps – vs. – Prozess-Kontextanalyse
 

Der Grill muss sicher stehen und darf nicht wackeln. Löschen im Notfall besser mit Sand als mit Wasser, oder beim Kugelgrill einfach Deckel drauf. Keine leicht entzündliche Kleidung tragen. Kinder sollten einen Sicherheitsabstand einhalten.

Was ist vor dem Prozess, was nachher. Welche Konsequenzen entstehen aus dem Prozess und was muss ich beachten.

 

6. Das Auflegen – vs. – Prozesserhebung
 

Jetzt geht’s los! Legen Sie Ihr Fleisch oder anderes Grillgut erst auf, wenn die Grillkohlen eine Weißglut erreicht haben. Fleisch sollte nicht zu nass oder ölig sein, vor dem Auflegen mit einem Küchentuch trocknen.

Jetzt erheben wir die Prozessgruppen. Jetzt taucht zum allerersten Mal der Prozess so auf, wie er ist. Das ist der Einstieg in den Prozess.

 

7. Das Grillen – vs. – Prozessanalyse / -konzeption / -implementierung

 

Indirektes Grillen, bei dem das Grillgut nicht direkt über der Glut liegt, sondern seitlich davon, verringert Flammen und Rauch, weil das Öl nicht auf das Feuer tropft. Wenn möglich, mit Deckel grillen – weil es die Garzeit verkürzt, sodass die Grillsachen schneller auf die Teller kommen und außerdem erfolgt die Hitzeverteilung gleichmäßiger; Fleisch und Fisch werden besonders saftig.

Die Prozesse sind im Laufen und implementiert und wir holen uns das Feedback, ob alles passt: Man erntet die sogenannten „low hangig fruits“ – wenn es allen schmeckt und wenn alle satt sind. Der Maßnahmenkatalog beschreibt dann noch die tiefgreifenden, verändernden Maßnahmen (laut „Barriere Portfolio“)

 

8. Nachspeise vom Grill – vs. – Moment of truth / Voice of customer
 

Grill-Puristen bereiten von der Vorspeise bis zur Nachspeise konsequent alles auf dem Grill zu … was auch Erstaunen und Bewunderung bei den Gästen hervorruft. Bananen eignen sich besonders gut zum Grillen.

Aus dem Bereich des Verkaufs kennt man diesen Begeisterungsmoment beim Kunden, den „Moment of truth“, wo eine Erwartungshaltung getroffen oder übertroffen wird – und dadurch die Kundenbeziehung beginnt oder gefestigt wird, um im besten Fall eine positive Mundpropaganda zu generieren. Unter „Voice of Customer“ versteht man den Prozess der Erfassung der Erwartungen, Vorlieben und Abneigungen des Kunden, um ausgesprochene und unausgesprochene Kundenwünsche zu ermitteln.

 

9. Griller abdrehen / Feuer löschen – vs. – Leitwerte / Prozessziele / KVP / Prozess-Steuerung
 

Nach dem Grillen sollten Sie die Glut löschen. Beim Kugelgrill einfach den Deckel drauf und die Lüftung zu, dann erstickt die Glut. Beim Elektro- oder Gasgrill einfach abdrehen und das Kabel abstecken bzw. das Gasventil schließen

Alle sind satt – die Prozesse sind beendet. Die Hektik vom Grillen und Essen ist weg, alle sitzen … und jetzt ist beim Prozessmanagement der Zeitpunkt zu reflektieren, ob alles gepasst hat, ob alles gut war. Wofür habe ich die Prozesse implementiert? Wurden die Leitwerte und Prozessziele erreicht? Wofür haben wir uns zum Grillen getroffen? Damit kann die Überleitung zum KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) erfolgen: Was können wir noch verbessern? Und jetzt, wo der Prozess implementiert ist, kann man ihn auch steuern. Die eigentliche Prozessmanagement-Arbeit scheint zu Ende zu sein – aber natürlich geht es auf irgendeiner (anderen oder gleichen) Ebene weiter … sonst würden wir ja nur einmal im Jahr grillen. An dieser Stelle kann man dann wieder an den Anfang – zum strategischen Prozessmanagement –blicken, um zu schauen, ob das noch in die Landkarte passt.

 

10. Grill reinigen – vs. – Kennzahlen / Reporting
 

Die (meist) unbeliebte Arbeit ist das Reinigen des Grills. Ein Tipp: Legen Sie den Grillrost einfach über Nacht in die Wiese. Der Tau löst den Schmutz und am nächsten Tag geht die Reinigung fast von selbst.

Die Frage, ob sich die Prozesse gelohnt haben, gleicht einer Reinigung: War’s schön, hat es geschmeckt? Und mit der Aufarbeitung der Kennzahlen und einem finalen Reporting und einer Retrospektive kann man den Prozess ggf. abmanagen und beenden … oder bereits an die nächsten Prozesse, die nächste Grillerei denken. Die Punkte 6 und 7 bzw. 8 kann man natürlich auch als Iteration sehen: Man legt neue Sachen auf, verfeinert diese etc.

 


Was kann ein Prozessmanager vom Grillmeister lernen?

 

Das Allerwichtigste ist es, seinen Kunden (Gästen) gut zuzuhören, was sie haben (essen) möchten. Es müssen nicht alle Prozesse bis ins Detail definiert und deklariert sein, aber man muss wissen, wo man exakt sein muss und wo Raum für Kreativität möglich ist. Und wie immer ist es ratsam, sich bei den „Großen“, die es können, was abzuschauen.

So kommt man von der Zielgruppenorientierung hin zum Kundenbedürfnis und weiter zum Kundenerlebnis. Es kann das teuerste Fleisch sein – wenn ich es durchbrate, obwohl der Gast es „medium rare“ wollte, macht es nicht glücklich. Hier passt auch der berühmte Satz von Henry Ford: „Qualität ist, wenn der Kunde wiederkommt und nicht das Produkt.“

Ein Prozessmanager kann also seine Prozesse in der Tiefe in einem ausgefeilten Prozessmanagement-Tool implementieren und darstellen … aber wenn die Mannschaft es danach nicht lesen kann, es nicht versteht, was der Prozess eigentlich leisten soll, dann funktioniert es nicht! Und daraus resultieren die (oben erwähnten) „90 % Prozessimplementierungen, die scheitern“. Es gilt also, von Beginn an auf das Kundenerlebnis zu schauen: Das ist der Moment der Wahrheit – der „Moment-Of-Truth“. Wir wünschen gutes Gelingen!

 

 

Gaston Saborowski

Senior Consultant next level consulting

     


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