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06.12.2022 | News

Keine Projektrisiken übersehen

Jedes Projekt bringt Risiken, aber auch Chancen für den Erfolg. Das Risikomanagement ist daher eine der wichtigsten Aufgaben in jedem Projekt. Viele Akteur*innen entziehen sich jedoch dieser Verantwortung. Mit Hilfe des Risikomanagements können sich Expert*innen jedoch auf die Analyse und Verringerung von Risiken konzentrieren, und zwar durch eine Vielzahl von Methoden und Techniken, die bestehende oder zukünftige risikoerhöhende Faktoren ausschalten. Lesen Sie unsere fünf Tipps, mit denen Profis Projektrisiken managen.

Fünf Schritte zum Umgang mit Projektrisiken

Während der Testphase kämpfte das IT-Projektteam mit großen Problemen. Einige der Komponenten der Unternehmenssoftware, die das Team entwickelt hatte, fielen während des Tests aus. Außerdem wurden zwei wichtige Programmierer von abends bis morgens für ein anderes Projekt abberufen. Außerdem wechselte der Ansprechpartner den Anbieter und sein Nachfolger musste mühsam eingearbeitet werden. "Wir konnten nicht ahnen, dass ein solches Chaos entstehen würde", entschuldigte sich der Projektleiter für die daraus resultierenden Terminverzögerungen. Aber Projektmanagement-Expert*innen lassen solche Ausreden nicht gelten. Viele der Schwierigkeiten, die zu einer dreimonatigen Verzögerung des gesamten Projekts führten, waren bereits zu Beginn des Projekts absehbar. Das Team hätte sich rechtzeitig gegen Katastrophen wappnen können.

 

Das Risikomanagement ist eine der wichtigsten Aufgaben in jedem Projekt. Viele Akteur*innen entziehen sich jedoch dieser Pflicht. Manche Projektleiter*innen stecken angesichts der Gefahren, die ihre Ziele bedrohen, den Kopf in den Sand und vernachlässigen eine gründliche Analyse und Diskussion. Andere verschleiern die Risiken mit einer Vielzahl pseudowissenschaftlicher Zahlen. "Manche Projektleiter*innen versuchen, im Verborgenen Risiken zu analysieren und Vorsichtsmaßnahmen zu treffen", findet der Projektmanagement-Experte Stephan Holzgruber. Das ist ein großer Fehler! Für ein gutes Projektmanagement ist es von entscheidender Bedeutung, die Risiken aus mehreren Perspektiven und aus der Sicht verschiedener Expert*innen zu betrachten. "Risikomanagement ist eine Teamleistung aller Beteiligten", erklärt der 42-jährige Unternehmensberatungsexperte von next level consulting. Dies sind die fünf Schritte, die Expert*innen zum Management von Projektrisiken verwenden: 

Erste Regel: Planen Sie die Projektaufgabe "Risikomanagement" sorgfältig.

Welche Personen sind an der Ermittlung von Risiken und der Ergreifung von Präventivmaßnahmen beteiligt? Welche Methoden und Arbeitsabläufe wollen Sie zur Lösung der Aufgabe einsetzen? Wie ist die Kommunikationsstruktur innerhalb des Risikomanagements?

Zweite Regel: Erkennen Sie die Risiken und erstellen Sie eine Liste der Risiken aus interdisziplinärer Sicht mit allen Beteiligten.

Ein klassisches Brainstorming wird Ihnen dabei helfen. Welche unvorhergesehenen Situationen und Gefahren könnten im Rahmen des Projekts zu Problemen führen? Welche Entscheidungen und Annahmen liegen diesen Risiken zugrunde? Welche Erfahrungen aus früheren Projekten können genutzt werden? Manche Projektleiter ernennen sogar einen Advokaten des Teufels, den "advocatus diaboli", dessen Aufgabe es ist, alles schwarz zu sehen und sich nur auf die Risiken zu konzentrieren.

 

Dritte Regel: Bewerten Sie die Risiken.

Nicht jedes Risiko muss den Erfolg des Projekts unmittelbar gefährden. "Das Team muss Ordnung in die Liste bringen. Jedes Risiko muss dahingehend bewertet werden, wie sehr es das Projekt gefährden kann und wie wahrscheinlich es ist, dass es eintritt", sagt Stephan Holzgruber. Dabei sollte das Team auch abschätzen, wie sich das plötzliche Auftreten eines Risikos auf Kosten, Fristen und Qualität auswirken wird. Erst wenn die Liste der Risiken nach Prioritäten geordnet ist, kann das Team mit ihr weiterarbeiten.

 

Vierte Regel: Sich gegen Risiken absichern und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Expert*innen verfolgen eine zweigleisige Strategie. Viele Risiken können durch geeignete Maßnahmen "entschärft" werden. Andere Risiken werden während der gesamten Projektdauer bestehen bleiben. Sie können sich auf solche Risiken vorbereiten, indem Sie für den Fall, dass die Gefahr tatsächlich eintritt, Notfallpläne erstellen.

 

Fünfte Regel: Behalten Sie den Überblick über die Risiken und die entsprechenden Maßnahmen und befolgen Sie diese.

Expert*innen sorgen stets dafür, dass die getroffenen Maßnahmen zuverlässig durchgesetzt werden. Darüber hinaus bewerten sie regelmäßig den Stand der Risiken und passen die Maßnahmen entsprechend an. "Wenn das Team Risiken als normale Begleiterscheinungen von Projekten akzeptiert, ermöglicht ein professionell durchgeführtes Risikomanagement die Konzentration auf das Projektziel", verrät Experte Stephan Holzgruber.

  

Lernen Sie, wie man mit Risiken und Krisen professionell umgeht, mit unserem Trainingskurs: Risiko- und Krisenmanagement in Projekten:

next level holding GmbH.

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