Ohne funktionierende Prozesse würde die Geschäftswelt ziemlich stillstehen.

Wenn Unternehmen das Thema „Prozessmanagement“ in Angriff nehmen, wenn sie es einführen oder verbessern wollen, dann geht es meistens um einen, oder sogar alle der folgenden Punkte: Effizienzsteigerung, Zusammenarbeit verbessern oder Digitale Transformation.

Nur, wenn die Prozesse den Aufgaben entsprechend effektiv und effizient ausgeführt werden, können die Unternehmen in stark umkämpften Märkten ihre Ziele erreichen. Aufgabe des Prozessmanagements ist es, die Geschäftsprozesse zu gestalten, steuern und zu optimieren.

 „Prozesse orientieren sich immer am Kunden!“

Was genau ist Prozessmanagement?

Unter Geschäftsprozessmanagement versteht man das Gestalten, Dokumentieren, Steuern und Verbessern von Geschäftsprozessen. Das Prozessmanagement umfasst die Erhebung, Analyse, Optimierung, Einführung und auch das spätere Controlling von Prozessen. Ein gutes Geschäftsprozessmanagement beantwortet stets die Frage: „Wer macht was, wann und mit welchen Ressourcen? 

Prozessmanagement eines einzelnen Prozesses:

Bei der Anwendung von Prozessmanagement kommen – je nach Komplexität des Prozesses sowie den spezifischen Anforderungen – verschiedene Methoden zum Einsatz. Eine wesentliche Differenzierung im Prozessmanagement kann auf der strategischen und operativen Ebene erfolgen:

Die strategische Ebene dient zur Herstellung einer Übersicht über die relevanten Prozesse einer Organisation. Diese Sichtweise dient ferner dem Top-Management zur Steuerung und Priorisierung von Prozessen und Vorhaben zur Prozessverbesserung. Auch die Rahmenbedingungen (Rollen, Tools etc.) werden hier festgelegt. Die Beschäftigung des Top-Managements mit den Prozessen soll die Koppelung mit der Unternehmensstrategie sicherstellen.

Die operative Ebene beschäftigt sich mit einzelnen Prozessen. Hier werden Prozesse erfasst, analysiert, optimiert und nach der Einführung laufend gesteuert und bei Bedarf verbessert.

Wo kommt es her … und wohin führt es uns?

Prozessmanagement existiert bereits seit sehr langer Zeit, aber erst in den 80er und 90er Jahren des 20. Jahrhunderts wurde es populär und auch breiter angewendet. Treiber war die Automobilindustrie Japans, die sich als starker Konkurrent zu den westlichen Herstellern etablierte. Neben den klassischen Instrumenten im Prozessmanagement durch Verbesserungen in der Produktion, kamen weitere Prinzipien (Lean Prinzipien, Kaizen etc.) zur Anwendung.

Mit dem zunehmenden Einsatz sowie der Verbreitung von IT-Systemen stieg auch die Notwendigkeit und Nachfrage nach Dokumentation und Transparenz von Prozessen. Parallel erhöhte sich mit der digitalen Transformation das Potenzial bei der Unterstützung von Prozessen. Die Globalisierung bewirkte, dass sich Ideen schneller verbreiten. Wer heute auf dem globalen Markt als Produzent teilnehmen möchte, kommt um Prozessmanagement nicht mehr herum!

Viele Begrifflichkeiten haben sich im Laufe der Zeit im Umfeld der Geschäftsprozessoptimierung etabliert:

• Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management)
• Business Process Reengineering
• Lean Management
• Lean Production
• Kaizen
• Six Sigma
• etc.

Alle diese Zugänge zielen darauf ab, ein gegebenes Ziel mit einem möglichst geringen Einsatz an Mitteln zu erreichen oder mit gesetzten Mitteln den Ertrag zu maximieren!

Vorteile eines guten Prozessmanagements

• Effektivität: Das Produkt oder die Dienstleistung wird in der vereinbarten und angemessenen Zeit fertiggestellt. Die Produktion nutzt nur die vorgesehenen Ressourcen.
• Effizienz: Der Einsatz der richtigen Menge an Material, Platz und Mitteln führt zu optimalen Ergebnissen. Die Arbeitsproduktivität steigt automatisch.
• Flexibilität: Ein gutes Prozessmanagement ermöglicht es, spontan auf Kundenwünsche und Änderungen in letzter Minute zu reagieren.
• Schnelligkeit: Kürzere Durchlaufzeit bis zum gewünschten Ergebnis.
• Transparenz: Alle Arbeitsschritte sind nachvollziehbarer, so dass sich jeder schnell mit dem Prozess vertraut machen kann.
• Fortschritt: Die kontinuierliche Prozesskontrolle führt zu einer ständigen Verbesserung, und die Qualität wird ständig gesteigert.
• Organisatorisches Lernen: Standardisierung und Dokumentation ermöglichen es Organisationen, aus der Vergangenheit zu lernen. Das Wissen ist nicht mehr von Einzelpersonen abhängig, sondern wird auf transparente Weise vermittelt. Ein gutes Prozessmanagement verbessert die Messbarkeit erheblich, insbesondere wenn es digitalisiert ist. Die Messbarkeit liefert Indikatoren und Daten darüber, inwieweit die Prozesse optimiert werden können.
• Messbarkeit und Prozesssteuerung: Ein gutes Prozessmanagement verbessert die Messbarkeit erheblich, insbesondere wenn es digitalisiert ist. Die Messbarkeit liefert Indikatoren und Daten darüber, inwieweit die Prozesse optimiert werden können und in welche Richtung sie gesteuert werden sollen.

So etablieren Sie mit next level ein erfolgreiches Prozessmanagement

Erhebung und Optimierung operativer Prozesse in einer Organisationseinheit

Nehmen wir zum Beispiel ein Industrieunternehmen, das sich erstmalig mit Prozessmanagement auseinandersetzt: Hier ist es wichtig, die Abläufe in der Produktion zu kennen, um diese überwachen und auch optimieren zu können. Bei der punktuellen Betrachtung einer Abteilung/eines Fachbereichs geht es noch nicht um Schnittstellen – beispielsweise zur Logistik, Qualitätskontrolle, Konstruktion etc. Dennoch ist hier bereits eine prozessuale Arbeitsweise etabliert, die auch einem Management unterliegt.

Bereichsübergreifende Gestaltung und Steuerung operativer Prozesse

Unsere Kund*innen haben unter anderem schon Prozessmanagement-Ansätze etabliert, um eine bereichsübergreifende Steuerung möglich zu machen. Hier ist die Rede von etablierten Prozessen im Projektmanagement, Prozessen in Richtung Wissensmanagement und Personalmanagement etc.

In diesem Beispiel profitieren Projekte von Prozessen der Personalabteilung (in Fragen der Ressourcen als auch in Bezug auf Aus- und Weiterbildung) sowie ein unternehmensweites Wissensmanagement von Projekten – und umgekehrt.

Ganzheitliche Einführung von Prozessmanagement

Wenn Prozessmanagement in Unternehmen als strategischer Management-Ansatz etabliert wurde und die Betrachtung bzw. Synergien auf operativer und strategischer Ebene unternehmensweit funktionieren, dann sprechen wir von einem Prozessmanagement mit ganzheitlicher Betrachtung.

Die Einbettung der Ablauf- in die Aufbauorganisation ist dabei einer der größten, aber zugleich auch kritischen Erfolgsfaktoren – ebenso wie eine gelebte Prozess-Kultur in der gesamten Organisation.

Nur wenn es gelingt, die wichtigsten Bausteine für ein gelebtes Prozessmanagement zu reflektieren bzw. zu erarbeiten, erwachen Prozesse im Unternehmen zum Leben. Dann werden diese nicht nur erhoben, sondern können auch gesteuert und im Sinne der unternehmerischen Ausrichtung kontinuierlich optimiert werden.

Optimierung von Prozessen

Prozessoptimierungs-Maßnahmen können sehr umfangreich sein. Häufig findet man sie intern als IT- oder Change-Management-Projekte „getarnt“. In manchen Fällen wird die Prozessoptimierung im Zuge von Kaizen oder als kontinuierliche Verbesserung durchgeführt. Hier sollen oder können die Mitarbeiter die entsprechenden Maßnahmen direkt in ihrem Verantwortungsbereich umsetzen.

In Projekten zur Prozessoptimierung müssen folgende Aspekte besonders deutlich werden:

• Was sind die Gründe für die Prozessoptimierung?
• Gibt es Schwachstellen, die beseitigt werden müssen?
• Wie wollen Sie feststellen, ob der Prozess optimal funktioniert?
• Welche Ziele werden mit der Erneuerung oder Optimierung des Prozesses verfolgt?
• Welche Abteilungen werden betroffen sein?
• Wie beschreiben Sie das Projekt in drei Sätzen und welchen Namen geben Sie ihm?

Prozessoptimierung durch externe Unternehmensberater

Unternehmen bedienen sich bei der Prozessoptimierung häufig externer Unternehmensberater*innen und deren Expertise. Diese verfügen nicht nur über das für diese Aufgabe erforderliche Fachwissen, sondern haben vor allem eine unvoreingenommene Sichtweise, die internen Mitarbeiter*innen oftmals fehlt.

Ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten vereinbaren:

Armin Buchner, Consultant

Gabriel N. Gassmann, Managing Director

Michael Popp, Senior Consultant

Gaston Saborowski, Senior Consultant