pma focus 2025: Brücken bauen statt Konflikte entfachen

Dialog statt Konfrontation

Mit einladenden Worten eröffneten Günther Lauer, Vorstandsvorsitzender von Projekt Management Austria, und Robert Schanzer, Vorstandsmitglied, das Event und stimmten die Teilnehmenden auf das entsprechende Fokusthema ein. Auch Rebecca Schreiberova, Managing Director der next level academy, begrüßte das Publikum herzlich und gab einen Ausblick auf drei zentrale Programmpunkte von next level consulting: die Teilnahme von CEO Wolfgang Rabl an der Paneldiskussion zum konstruktiven Umgang mit Konflikten, den praxisorientierten Workshop zur Zukunft des Projektmanagements (PM) mit KI sowie den Messestand mit kleinen Überraschungen für die Besucher:innen.

Your Ego is not your Amigo

Nina Alice Bauregger brachte eine scheinbar einfache Formel ein: „Your ego is not your amigo“. In Konflikten geht es nicht ums Rechthaben, sondern um Lösungen, die ziel- und zukunftsgerichtet sowie wertschätzend sind. Sie warnte auch vor der Illusion perfekter Modelle. Gewaltfreie Kommunikation ist eine gute Theorie mit fehlendem Realitätsbezug. Theorien allein lösen keine Konflikte. Wichtig sind die Geisteshaltung, Werte und Reflexion. Wenn die gemeinsame Grundlage stimmt, lassen sich Konflikte einfacher lösen. Ihr Tipp: Das Gespräch in Ruhe suchen, nicht im emotional geladenen Zustand.

Stephan Brugger erinnerte an die klassischen Teamentwicklungsphasen: Forming, Storming, Norming, Performing. Sein Plädoyer: Wir brauchen die Einstellung, dass Konflikte gut sind. Innovation bedeutet, anders zu denken und das führt zwangsläufig zu Reibung. Oft höre man in Projekten den Satz „Das haben wir immer schon so gemacht“. Wer etwas ändern will, muss also den Konflikt regelrecht suchen. Entscheidend ist jedoch, Konflikte bereits in der Entstehung zu erkennen.

Günther Lauer mahnte zur Rolle des Beobachters: Als Führungskraft oder Projektleiter:in ist es besonders wichtig, auf soziale Feinheiten zu achten. Konflikte bahnen sich an, bevor sie eskalieren. Doch Vorsicht ist geboten, wenn man Konflikte anspricht. Ohne gründlichen Faktencheck vor dem Gespräch riskiert man, das Vertrauen zu verspielen.

Eine Vision für die Zukunft

PM XO steht für Project Management extended and Optimized. Petra ist ein Konzept und eine Idee dafür, wie Mensch, Maschine und Kontext künftig Projekte gemeinsam gestalten. Die KI kann Strukturen aufbauen, Daten analysieren, Szenarien simulieren, Muster erkennen, Risiken berechnen und Entscheidungen unterstützen. Petra fungiert auch als Hilfe, um zu erkennen, wo Informationen oder Kommunikation fehlen und wo Entscheidungen klarer werden müssen.

Dennis betonte: „Die Zukunft ist bereits da, wenn auch unterschiedlich verteilt. Die Interaktion mit KI-Instanzen könnte in Zukunft auf einer sehr menschlichen Ebene stattfinden.“

Verschiedene Studien und Reportings gehen davon aus, dass potenziell 65 Prozent der Aufgaben im Projektmanagement bereits heute automatisiert werden könnten. Der Blick auf die Entwicklung der Arbeitszeit im Projektmanagement zeigt, dass zukünftige Aufgaben des Projektmanagements viel stärker in den menschlichen Bereich fallen werden: Strategische Vision, KI-Partnerschaft, Stakeholder Management, Change Management, Ethik und Entscheidungen, Krisenmanagement. Admin-Aufgaben und technische PM-Methodik werden relativ verschwindend gering. Folglich schafft die Automatisierung nicht weniger Arbeit, sondern mehr Zeit und Raum für die Kernkompetenzen von Projektmanager:innen.

Vom Chatbot zum KI-Agenten

Dennis differenziert zwischen verschiedenen KI-Stufen: Ein Chatbot ist regelbasiert und gibt gespeicherte Antworten aus, etwa auf Fragen wie „Wie sind Ihre Öffnungszeiten?“. Ein KI-Assistent führt eine einzelne Aufgabe selbstständig aus, oft interaktiv mit Rückfragen, etwa eine Terminbuchung. Aber ein KI-Agent geht weiter: Er erkennt selbstständig Konflikte, etwa einen Terminkonflikt, analysiert Prioritäten, schlägt alternative Lösungen vor und führt Umbuchungen durch. Das ist die nächste Stufe der Automatisierung.

Die Vision der Projektorganisation der Zukunft basiert auf einem Multi-Agenten-System mit Human Lead. KI-Agenten übernehmen operative Aufgaben. Der Mensch bleibt Steuerung und Sinngeber. In dieser Projektorganisation der Zukunft wird es zudem notwendig sein, neue Rollen zu etablieren: einen KI-Copilot für die direkte Unterstützung der Projektleiter:innen, einen KI-Dokumentar für konsistente Dokumentation und ein AI Governance Board, das ethische und strategische Fragen klärt und die KI beaufsichtigt.

Dieses Governance Board ist notwendig, um zu verhindern, dass Entscheidungen unkontrolliert von externen Tech-Unternehmen übernommen werden. Wer die KI kontrolliert, kontrolliert letztlich die Entscheidungen. Das ist keine technische, sondern eine politische und ethische Frage.

Was bleibt und was kommt

Der pma focus 2025 hat eines eindrücklich gezeigt: Die großen Fragen im Projektmanagement sind keine rein technischen. Es geht um Menschen, um Haltung, um den Willen zur Verständigung. Ob wir über menschliche Konflikte oder über KI sprechen, am Ende geht es um dasselbe: Wie schaffen wir es, in komplexen, dynamischen Umgebungen handlungsfähig zu bleiben? Wie bauen wir Brücken statt Mauern? Die Antwort liegt in unserer Fähigkeit, klar zu kommunizieren, Verantwortung zu übernehmen und den Menschen im Mittelpunkt zu behalten.

Die Zukunft ist bereits da, aber ungleich verteilt. Diese Aussage aus dem Workshop trifft es perfekt. Der Unterschied liegt nicht in der Technologie oder der Methode, sondern in der Bereitschaft, sich auf Veränderung einzulassen und dabei den Menschen nicht zu vergessen. Wolfgangs Credo „Geht nicht, gibt es nicht“ ist mehr als ein einfacher Spruch. Es ist eine Einladung, Wege statt Hürden zu schaffen.