Wie verändert Künstliche Intelligenz (KI) unsere Meetingkultur und inwieweit kann sie uns entlasten? Beim ersten AI:Xplorer am 12. Juni 2025 haben wir gemeinsam erlebt, was heute schon möglich ist und wohin die Reise geht.
KI-Freaks und echte Lösungen
Wolfgang Rabl, unser CEO, brachte es gleich zu Beginn humorvoll auf den Punkt: „Dennis und Johannes sind unsere KI-Freaks.“, und stellte so next level KI-Experten Johannes Kloibhofer und Dennis Preiter vor, die uns souverän durch den Abend führten. Johannes nahm den Ball sportlich auf und begrüßte die Teilnehmer:innen als "Freak of AI". Diese entspannte Herangehensweise zog sich durch den ganzen Abend. Denn KI muss nicht kompliziert oder einschüchternd sein, sie darf auch Spaß machen.
Doch warum beschäftigen wir – next level consulting – uns überhaupt so intensiv mit KI?
Die Antwort liegt in unserer DNA, denn KI berührt all unsere Kernthemen:
- Projektmanagement, weil jede KI-Initiative letztlich ein Projekt ist, ob klassisch oder agil geführt.
- Prozessmanagement, weil KI bestehende Abläufe grundlegend beeinflusst.
- Change Management, weil Menschen und Organisationen sich an den technologischen Fortschritt anpassen müssen, um zukunftsfähig zu bleiben.
Das Meeting-Dilemma
KI ist ein Werkzeug, das endlich das löst, was uns alle zu viel Zeit kostet: Meetings. Sie sind zu wichtig zum Auslassen, aber gleichzeitig mühsam nachzuverfolgen. Die Einladung formulieren, die Agenda erstellen, während des Meetings mitschreiben, danach alles zusammenfassen und dann noch die Aufgaben nachverfolgen. Ein Kreislauf, der viel Zeit frisst.
Beim AI:Xplorer durften wir uns 90 Minuten lang selbst davon überzeugen, was heute schon möglich ist. Die Tools, die an diesem Abend vorgestellt wurden, versprechen Zeitersparnis, höhere Genauigkeit und einheitliche Struktur:
Microsoft Copilot: Das System lässt sich nahtlos in Teams einfügen. Das Teams-Meeting wird aufgenommen und das Transkript folgt automatisch.
ChatGPT Plus: Das Tool bietet eine Aufnahmefunktion, Live-Eingabe während der Aufnahme und ein Sicherheitsversprechen.
Wearables: Der Kugelschreiber mit Aufnahmefunktion und das PLAUD-Gerät mit verknüpfter KI sind kleine, unscheinbare Geräte wie aus einem Spionagefilm.
Happy Scribe: Der Transkript-Spezialist kann verschiedene Stimmen automatisch unterscheiden und verspricht Benutzerfreundlichkeit und DSGVO-Konformität.
Die große Frage: Soll die KI jetzt bei jedem Meeting dabei sein? Wie ein unsichtbares Teammitglied, das alles aufzeichnet? Die Technologie macht es möglich, aber was bedeutet das für uns Menschen? Besonders hitzig wurde die Diskussion, als die Wearables vorgestellt wurden. Das Thema Ethik stand plötzlich im Raum. Darf man so unauffällig aufzeichnen? Die Antwort ist klar: Transparenz ist unverhandelbar.
Drei Tools, viele Erkenntnisse
In den Breakout-Sessions testeten die Teilnehmer:innen die verschiedenen Tools:
Microsoft Copilot & Teams
Hier zeigte sich die Realität hinter den Versprechen: Copilot erstellt zwar automatisch Zusammenfassungen, aber die sind oft oberflächlich und übergehen die wirklich wichtigen Aspekte. Noch problematischer ist, dass die KI Aufgaben erfindet, auch wenn gar keine vergeben wurden. In der Diskussionsrunde wurden plötzlich imaginäre To-Dos generiert, als würde die KI kein Meeting ohne Aufgaben akzeptieren.
Auch die Anonymisierung entpuppte sich als Stolperstein. Trotz Volllizenz kann Copilot keine einfachen Word-Funktionen ansteuern. Namen und Firmenbezeichnungen müssen manuell anonymisiert werden. Vor allem bei parallel gesprochenen Passagen oder Eigennamen wird das Transkribieren zur Herausforderung.
Das Fazit der Gruppe: Microsoft Copilot kann zur Orientierung hilfreich sein und ermöglicht es, konkrete Fragen zur Aufzeichnung zu stellen. Sich jedoch blind auf das automatische Protokoll zu verlassen, ist keine gute Idee. Ohne Verifizierung und Überarbeitung bleibt es ein cleverer Assistent, dem man nicht bedingungslos trauen sollte.
Happy Scribe & PLAUD
Happy Scribe ist Vorreiter im Transkribieren. Es erkennt verschiedene Sprecher:innen automatisch, unterstützt über 130 Sprachen und punktet mit einer einfachen Bedienung. Doch auch hier zeigt der Realitätstest: Die Zuordnung zu den Sprecher:innen sollte man lieber nochmal überprüfen. Die Algorithmen sind schlau, aber nicht fehlerfrei. Für Happy Scribe spricht vor allem ein Thema, das vielen Unternehmen unter den Nägeln brennt: Datenschutzkonformität.
PLAUD hingegen ist ein kleines, praktisches Aufnahmegerät, das die Aufzeichnung direkt an die verknüpfte App schickt, um das Transkript auszuwerten. Die Qualität ist gut und die Bedienung ist intuitiv. Aber – und das ist ein großes Aber – was mit den Daten passiert, bleibt unklar. PLAUD ist zwar praktisch, aber ohne klare Richtlinien problematisch. Meetings mit sensiblen Informationen sollten damit nicht aufgenommen werden und Transparenz gegenüber den Teilnehmer:innen ist in jedem Fall Pflicht.
ChatGPT & Wearables
Der Austausch in dieser Gruppe war sehr aufschlussreich. Das Meinungsbild zu KI in den Unternehmen? Gespalten. Die einen sind begeistert, die anderen skeptisch. Die Ursachen für diese Skepsis sind menschlich: Hilflosigkeit, mangelndes Wissen und Angst vor dem Unbekannten. Doch Dennis' Erfahrung aus den KI-Trainings zeigt: Wer die erste Berührungsangst überwindet, ist schnell von den Möglichkeiten begeistert. Man muss sich nur darauf einlassen.
Aber die Nutzung von KI in der Arbeitswelt hat auch seine Schattenseiten. Die Dunkelziffer jener, die KI heimlich nutzen, obwohl sie es nicht sollten, ist hoch. KI-Richtlinien existieren, werden aber oft ignoriert. Manche berichteten sogar von vertraulichen Daten, die in KI-Tools gelandet sind.
Auch das Wearable zeigt im Test seine Grenzen: Der Kugelschreiber funktioniert in kleinen, ruhigen Runden, versagt aber bei Störgeräuschen oder größeren Gruppen. Auch ChatGPT Plus hat seine Schwachstellen. Verlässt man sich in einem wichtigen Meeting auf die Aufnahme und stellt im Nachhinein fest, dass nicht das gesamte Meeting aufgezeichnet wurde, ist Stress vorprogrammiert.
So schnell dreht sich die Welt: Bereits eine Woche nach unserem Netzwerktreffen gibt es Neuigkeiten zur Zusammenfassung von Meetings bei OpenAI. Nähere Infos dazu finden Sie hier: Mehr erfahren
Vier zentrale Erkenntnisse
- Alle getesteten Tools lieferten brauchbare Ergebnisse. Microsoft Copilot punktete durch nahtlose Integration, Happy Scribe durch Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit, ChatGPT Plus durch Sicherheitsversprechen und Live-Eingabe. Blind vertrauen, sollte man jedoch keinem der Tools.
- Wearables sind intuitiv und praktisch, erfordern aber klare Kommunikation. Niemand möchte und darf ungefragt aufgezeichnet werden.
- Die Technologie ist da und ermöglicht es, kostbare Zeit und Ressourcen zu sparen. Entscheidend ist nur, zu berücksichtigen, welche Tools zu welchem Unternehmen passen.
- Wie bei so vielen Themen im KI-Bereich liefert die Technologie etwa 80 Prozent der Lösung. Für das Feintuning ist der Mensch nach wie vor unersetzlich.
KI mit next level consulting meistern
Während der AI:Xplorer Session wurde eines klar: KI entwickelt sich rasant weiter und es ist schwierig mitzuhalten. Was heute State-of-the-Art ist, kann morgen schon überholt sein. Deshalb braucht es regelmäßigen Austausch, kontinuierliches Lernen und eine Community, die voneinander profitiert. Genau hier setzen unsere folgenden Formate an:
- Nächster AI:Xplorer: 17. November 2025 zum Thema KI-Agents
- neXt AI Update: Unser Abomodell mit 10 kompakten Online-Sessions pro Jahr
- KI Trainings: Vom Grundlagenwissen bis zur Management-Strategien – wir machen Ihre Organisation KI-kompetent
- KI Beratung: Maßgeschneiderte Lösung, die zu Ihrer Kultur, Struktur und ihrem Ziel passt