In der komplexen Welt der Humanpharmazeutika sind strukturierte Prozesse nicht nur ein Qualitätsmerkmal – sie sind essenziell für regulatorische Sicherheit, Effizienz und Skalierbarkeit. Doch was passiert, wenn ein Unternehmen mit einer Vielzahl an vermeintlichen Prozessen konfrontiert ist, ohne Klarheit darüber, wie viele „echte“ Prozesse tatsächlich gelebt werden?
Datenflut statt Prozessklarheit
Ein Unternehmen der Humanpharma-Branche stand vor einer typischen Herausforderung unserer Zeit: Eine umfangreiche, heterogene Datensammlung mit Kontext zu verschiedenen Abläufen lag vor, doch es fehlte eine klare Struktur. Wie Puzzleteile ohne erkennbares Gesamtbild warteten die Informationen darauf, zu einem sinnvollen Ganzen zusammengefügt zu werden.
Die Aufgaben waren zwar eindeutig definiert, aber komplex:
- Wie viele Prozesse existieren tatsächlich?
- Wie sehen diese Prozesse im IST-Zustand aus?
- Wie können sie dokumentiert und visualisiert werden?
Eine manuelle Analyse kam nicht in Frage. Der Aufwand wäre enorm gewesen – zu viele Daten bei zu wenig verfügbarer Zeit. An diesem Punkt kam die entscheidende Erkenntnis: Nur der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz konnte die Lösung bringen.
Wie ein Prozessmitarbeiter rückblickend bestätigt:
„Uns war schnell klar: Ohne KI wäre das Vorhaben in der geplanten Zeit nicht umsetzbar gewesen.“
KI-gestützte Prozessanalyse
Das Hauptziel war die automatisierte Extraktion prozessrelevanter Informationen aus den vorhandenen Datensammlungen. Daraus sollte eine strukturierte Prozessbeschreibung entstehen – inklusive eines ersten grafischen Entwurfs.
Zeitrahmen: Wochen, nicht Monate. Denn Geschwindigkeit war der entscheidende Erfolgsfaktor.
Mit Microsoft Copilot Studio zur Prozessstruktur
Die eingesetzte KI-Lösung war bewusst pragmatisch gewählt: Microsoft Copilot Studio. Die Implementierung erfolgte in mehreren Schritten:
- Arbeitsanleitung zur KI-gestützten Datenverarbeitung:
Klare Vorgaben für die Nutzung der KI, abgestimmt auf die Datenlage. - Prompts zur Datenextraktion und Visualisierung:
Zielgerichtete Eingaben zur Identifikation prozessrelevanter Inhalte und zur Erstellung von BPMN 2.0 Abbildungen. - Schulung eines kleinen Anwenderkreises:
Die Nutzer:innen wurden befähigt, die KI effektiv einzusetzen und die gewünschten Outputs zu generieren.
Struktur statt Chaos
Die Resultate sprechen für sich und zeigen, wie aus einem anfänglichen Durcheinander eine klare Ordnung entstehen kann. Den Grundstein bildet eine vollständige Übersicht über alle IST-Prozesse, die wie ein Wegweiser durch das Labyrinth der tatsächlich gelebten Abläufe führt. Diese Bestandsaufnahme schafft erstmals Transparenz darüber, was im Unternehmen wirklich geschieht. Für jeden identifizierten Prozess entsteht eine umfassende Beschreibung, die direkt in Copilot entwickelt und anschließend manuell in Word überführt wird. Diese Dokumentation dient als verlässliche Landkarte für alle Beteiligten und macht aus den Erkenntnissen explizite Richtlinien.
Als besonders wertvoll erweist sich die grafische Darstellung: Erste Prozessgrafiken entstehen bereits als Code und lassen sich direkt in BPMN.io nutzen. So verwandeln sich abstrakte Arbeitsabläufe in anschauliche Visualisierungen, die komplexe Zusammenhänge auf einen Blick erfassbar machen.
Zeitersparnis durch KI
- 35–65 % weniger Aufwand pro Prozess
- Nur 25 % der KI-generierten Prozesse mussten umfangreich manuell nachbearbeitet werden
Vom Chaos zur Klarheit
Dieses Vorhaben zeigt eindrucksvoll, wie KI im Prozessmanagement nicht nur unterstützt, sondern echte Mehrwerte schafft. Mit dem richtigen Know-how und einem klaren Ziel kann selbst eine unstrukturierte Datenlandschaft in kürzester Zeit in ein strukturiertes Prozessbild überführt werden.