KI im Projektmanagement: Erkenntnisse vom PM-Summit 2025 in Hamburg

Wenn fast 100 Personen in einen Raum strömen, der für maximal 100 Menschen ausgelegt ist, dann ist das Thema offensichtlich mehr als nur interessant. Beim PM-Summit 2025 in Hamburg bestätigte sich unsere Annahme: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement ist für die Community besonders relevant. Unser KI-Experte Johannes Kloibhofer war in Vertretung von next level consulting mittendrin und stand selbst als Vortragender auf der Bühne.

Die zentrale Frage im Raum

„KI im Projektmanagement: Gamechanger oder Hype?" So lautete der Titel von Johannes' Vortrag. Rückblickend schwang jedoch auch eine andere Frage mit: „Können wir Künstliche Intelligenz sinnvoll im Projektmanagement einsetzen und falls ja, wie?" Dieses Thema beschäftigt aktuell Fachleute aus verschiedenen Branchen. Der Resonanz im vollen Saal zufolge, wollen die Menschen keine theoretischen Zukunftsvisionen, sondern konkrete Antworten und Handlungsempfehlungen.

Johannes teilte in seiner halbstündigen Präsentation Einblicke aus zahlreichen Beratungsprojekten, Trainings und Diskussionen mit Projektverantwortlichen. Der Fokus lag auf einem kompakten, realitätsnahen Überblick über den aktuellen Stand der KI-Nutzung in Projekten: Was hat sich in der Praxis bewährt? Wo liefert KI echten Mehrwert? Und wo liegen die Grenzen, die wir heute noch nicht überwinden können – sei es technisch, kulturell oder organisatorisch?

Die anschließende Fragerunde verdeutlichte, dass viele Organisationen aktuell am selben Punkt stehen. Sie erkennen das Potenzial Künstlicher Intelligenz, wissen aber nicht genau, wie der erste Schritt aussehen soll.

„Wie kann man überhaupt starten, sich mit KI-Automatisierung und Agents zu befassen?" Diese Frage beschäftigte viele Teilnehmende. Johannes Kloibhofer vermittelte dem Publikum klar, dass KI-Agenten zwar mächtige Werkzeuge sind, das Erfolgsrezept aber in der Balance zwischen technologischer Möglichkeit und menschlicher Steuerung liegt. KI-Agenten können bestimmte Aufgaben wie Datenanalyse, Ressourcenoptimierung und Task-Tracking übernehmen, ihnen fehlt jedoch das menschliche Verantwortungsbewusstsein. Der Mensch wird sich daher zukünftig auf das konzentrieren, was Maschinen (noch) nicht können: Sinnstiftung, strategische Priorisierung und das sensible Management von Stakeholder-Beziehungen. Folglich bleibt der Mensch der entscheidende Faktor, der Technologie verantwortungsvoll einsetzt und weiterentwickelt.

Ebenso wichtig war die Frage nach der Umsetzung in Unternehmen und der Vorbereitung von Organisationen auf diese Veränderungen. Doch dafür gibt es keine Pauschallösungen. Jede Organisation braucht ein maßgeschneidertes Vorgehen, das ihre spezifische Kultur, Struktur und Erfahrung im Umgang mit KI berücksichtigt. Vor allem wenn man bedenkt, dass KI Arbeitsweisen, Rollen und manchmal auch die Zusammenarbeit innerhalb des Teams verändert.

Blick über den eigenen Tellerrand

Neben einer intensiven Auseinandersetzung mit einzelnen Projektmanagement-Themen, bot der PM-Summit in Hamburg Keynotes, die deutlich machten, in welchem größeren Kontext sich Projektarbeit heute bewegt.

Prof. Dr. Carlo Masala führte das Publikum durch die Welt der Geopolitik und ihre direkten Auswirkungen auf deutsche Unternehmen. Er sprach über globale Krisen, die wachsende Bedeutung der BRICS-Staaten (Brasilien, Russland, Indien, China, Südafrika) und die Verschiebungen in wirtschaftlichen Machtstrukturen. Dabei erklärte Prof. Dr. Carlo Masala, wie die verstärkte Kooperation dieser Staaten die globale Wirtschaft und das politische Machtgefüge verändert und was das für deutsche Unternehmen in Bereichen wie Handel, Investitionen und Lieferketten bedeutet. Das sind globale Entwicklungen, die wir berücksichtigen und verstehen müssen, um resiliente Projekte erfolgreich umzusetzen.

Tijen Onaran sprach als mehrfache Unternehmerin, Investorin und Autorin über die Bedeutung vielfältiger Netzwerke. Anhand konkreter Best-Practice-Beispiele aus ihren eigenen Projekten, zeigte sie, wie heterogene Teams und weitreichende Online-Communities als Innovationsmotoren wirken. Tijen Onaran betonte in ihrer Keynote, dass Netzwerkstrukturen strategisch aufzubauen und nachhaltig zu pflegen, kein Nebenthema ist, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor, um kreative Synergien zu entfalten und digitale Geschäftsmodelle voranzutreiben.

Key Take-aways: Was nehmen wir vom PM-Summit 2025 mit?

1. KI ist in der Projektpraxis angekommen, aber ihre Integration erfordert nicht nur organisatorische Vorbereitung, sondern vor allem ein strukturiertes Change Management. Führungskräfte sollten die Veränderungsbereitschaft aktiv fördern und Mitarbeitende durch klare Kommunikation, Schulungen und aktive Beteiligung einbinden.
2. Es gibt keine Standardlösung für die KI-Einführung. Jede Organisation braucht einen individuellen Ansatz, der ihre spezifischen Rahmenbedingungen berücksichtigt.
3. Projektmanagement muss den größeren Kontext im Blick behalten, von geopolitischen Verschiebungen bis hin zu den Möglichkeiten strategischer Netzwerke.
4. Die Frage, die sich Organisationen heute stellen müssen, lautet: Wie können Mensch und Maschine gemeinsam zusammenarbeiten und noch bessere Ergebnisse erzielen.

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