Rückblick: work smarter – Operatives Qualitätsmanagement

Katharina Heger stimmte das Event mit einer lockeren Frage ein: „Wie ist das Wetter bei euch?". Da wir uns dieses Mal über Teams trafen, reichte die Bandbreite von Schneechaos in Deutschland bis zu herrlichem Frühlingswetter in Teilen der Schweiz. Eigentlich eine passende Einstimmung, denn auch Qualitätsmanagement sieht je nach Standort anders aus.

Qualitätsmanagement einfach erklärt

Stellt euch Qualitätsmanagement als Berg vor, den man vom Gipfel aus hinuntergeht. Ganz oben, auf der normativen Ebene, thront das große Warum: Werte, Prinzipien, ISO-Anforderungen und der übergeordnete Qualitätsanspruch einer Organisation. Diese Ebene ist wichtig, aber für den Arbeitsalltag der meisten Menschen nicht wirklich greifbar.

Auf dem Weg nach unten folgt die strategische Ebene mit dem Was: Hier werden normative Vorgaben in konkrete Ziele und Strategien übersetzt. Es werden Qualitätsmanagementsysteme eingeführt, die als Brücke zwischen dem Anspruch und der täglichen Realität dienen sollen.

Ganz unten wartet schließlich die operative Ebene mit dem Wie. Hier, wo Menschen täglich arbeiten, Entscheidungen treffen und Fehler machen können, befindet sich das eigentliche Spannungsfeld. Armin Buchner betonte, dass die operative Ebene häufig an zu vielen strategischen Vorgaben leidet, die an der Realität vorbeigehen oder schlicht zu komplex sind. Prozesse dürfen heute nicht mehr starr sein. Normen sind zwar gut, bringen auf operativer Ebene aber wenig, wenn sie im Alltag niemand versteht. Deshalb braucht es einfache, praxistaugliche Methoden, die für Mitarbeitende wie helfende Hände im Arbeitsalltag sind.

Kommunikationshürden im Qualitätsmanagement

Bevor Armin Buchner einige praxisnahe Methoden vorstellte, wurden die Teilnehmer:innen zufällig in mehrere Räume aufgeteilt. In Kleingruppen sollten sie über Qualitätssicherung und -kontrolle im eigenen Unternehmen sprechen und diskutieren, wo am meisten Qualität verloren geht.

Die Gruppen setzten sich aus Teilnehmenden aus Medizin, amtlicher Statistik, Softwareentwicklung, Lebensmittelbranche, IT, Industrie und Beratung zusammen. Trotz unterschiedlicher Kontexte zeigten sich ähnliche Herausforderungen wie unsaubere Übergaben, Zeit- und Personalmangel, fehlende Qualitätskontrollen oder zu komplexe und schlecht definierte Prozesse. Branchenübergreifend kristallisierte sich vor allem ein Schmerzpunkt heraus: Kommunikation. Oder – wie Katharina Heger in Anlehnung an das Lied „Du verstehst mi ned“ von Wolfgang Ambros festhielt – das Problem, nicht wirklich verstanden zu werden. Was nicht klar gesagt, strukturiert übergeben oder sichtbar dokumentiert wird, droht verloren zu gehen und zieht schlussendlich die Qualität in Mitleidenschaft.

Passend dazu teilte ein Teilnehmer spannende Einblicke aus seiner Arbeitsrealität: Im OP gehören Missverständnisse zu den größten Risiken. Daher arbeitet man dort mit geschlossener Kommunikation. Das bedeutet, dass jede Anweisung wiederholt und bestätigt wird, damit niemand versehentlich Kalium mit Calcium verwechselt.

Methodenblock: Wege zur Qualitätsverbesserung

Armin Buchner stellte mehrere Methoden vor, die schnell und einfach in der Praxis integrierbar sind. Diese lassen sich anhand von drei Zielen kategorisieren:

• Qualität im Team erheben
• Fehler vermeiden statt reparieren
• Qualität sichtbar machen

Eigene Arbeitsprozesse visualisieren

In der zweiten Gruppenphase erhielten die Teilnehmenden die Möglichkeit, die Methode der schnellen Prozessvisualisierung mit Patchley selbst auszuprobieren. Die Teilnehmenden konnten ohne methodisches Vorwissen komplexe Prozesse wie Softwareentwicklungsprozesse, Einkaufs- und Freigabeprozesse oder medizinische Tätigkeiten im Tool abbilden, aber auch ganz einfache Alltagsprozesse wie Tanken und Auto waschen. Die KI visualisierte nicht nur lineare Prozesse, sondern auch Freigabeschleifen, Entscheidungspunkte und andere logische Strukturen.

Anschließend wurden auch Grenzen und Rahmenbedingungen diskutiert. In der kostenlosen Version sind Bearbeitungen nur eingeschränkt möglich und Datenschutzrichtlinien könnten die Nutzung in manchen Organisationen erschweren. Dennoch waren sich alle einig, dass sich dieses Tool als Workshop-Werkzeug einfach einsetzen lässt und die generierten Bilder als Erstentwürfe sehr hilfreich sind.

Kleine Schritte, große Wirkung

An diesem Abend wurde deutlich, dass wirksames Qualitätsmanagement nicht in dicken Prozesshandbüchern und auch nicht in komplexen Zieldefinitionen entsteht, sondern dort, wo Menschen täglich miteinander arbeiten. Kommunikation, Klarheit und ein gemeinsames Prozessverständnis sind zentrale Qualitätsindikatoren, die sich quer durch alle Branchen ziehen.

Das Ziel dieses work smarter Events war es, zu demonstrieren, wie einfach operative Qualitätssicherung sein kann. Deshalb waren die vorgestellten Methoden bewusst niederschwellig gestaltet, damit sie unmittelbar in den Arbeitsalltag integriert werden können, unabhängig von Rolle, Branche oder Vorerfahrung.

Unser Fazit des Abends: Qualität ist kein Projekt, sondern eine Serie guter, einfacher Entscheidungen.