Von Datenchaos zu Klarheit

Von Datenchaos zu Klarheit: Wie ein KI‑Projektassistent echten Mehrwert schafft

„Der größte Unterschied war nicht die Technologie – sondern dass wir endlich konsistente Entscheidungsgrundlagen hatten.“

Leiter PMO, international tätiges Dienstleistungsunternehmen

Die Ausgangslage

„Wir hatten alle Daten – aber keine Klarheit.“

Unser Kunde steuerte parallel mehrere Projekte über unterschiedliche Tools und Systeme hinweg. Aufgaben wurden in verschiedenen Plattformen gepflegt, Statusberichte manuell erstellt und je nach Projekt unterschiedlich interpretiert. Die Folgen:

• uneinheitliche Statusbewertungen
• hoher manueller Aufwand im Reporting
• fehlende Transparenz für Management und Projektleitung
• kritische Entwicklungen wurden oft zu spät erkannt

Vor allem für das PMO und das Management war es schwierig, schnell ein klares Bild über den tatsächlichen Projektstatus zu bekommen.

Der gemeinsame Start: Optionen verstehen, bevor man baut

Bevor wir in die Umsetzung gegangen sind, haben wir gemeinsam mit dem Kunden verschiedene Lösungsansätze strukturiert evaluiert. Im Fokus stand zunächst die Frage: Wo liegt der größte Hebel – und welche Rolle kann KI sinnvoll übernehmen?

In einem Workshop wurde gemeinsam:

• die bestehende Tool- und Datenlandschaft analysiert
• typische Reporting-Prozesse und Pain Points durchleuchtet
• konkrete Anwendungsfälle identifiziert und priorisiert
• potenzielle KI-Ansätze gegenübergestellt (von einfacher Automatisierung bis zu intelligenten Agenten)

Ein wichtiger Bestandteil war dabei die Abwägung unterschiedlicher Optionen:

• klassische Reporting-Standardisierung vs. KI-gestützte Analyse
• zusätzliche Tools vs. Nutzung bestehender Systeme
• vollautomatisierte Lösungen vs. menschzentrierte Entscheidungsunterstützung

Gemeinsam wurde entschieden, bewusst keinen Big-Bang-Ansatz zu wählen, sondern einen klar abgegrenzten Use Case mit hohem Mehrwert zu testen.

„Die strukturierte Evaluierung hat uns geholfen, nicht einfach ‘irgendwas mit KI’ zu machen, sondern genau dort anzusetzen, wo es wirklich wirkt.“

Diese Phase war entscheidend, um eine tragfähige Grundlage zu schaffen – fachlich wie organisatorisch.

Umsetzung in der next AI Sandbox – gemeinsam entwickelt

Zur schnellen und sicheren Validierung wurde der Use Case in der next AI Sandbox umgesetzt. In Abstimmung mit dem Kunden entstand iterativ ein prototypischer KI-gestützter Projektassistent, der gezielt auf die bestehende Systemlandschaft aufsetzt

Was der Agent konkret macht:

• analysiert Projekt- und Aufgabenstatus über bestehende Datenquellen
• identifiziert Inkonsistenzen und potenzielle Risiken
• erstellt verständliche, einheitliche Statuszusammenfassungen
• schlägt nächste sinnvolle Maßnahmen vor

Während der Entwicklung wurde der Prototyp kontinuierlich mit realen Daten getestet und gemeinsam geschärft – fachlich wie funktional. Ein entscheidender Erfolgsfaktor: Alle Vorschläge bleiben transparent und nachvollziehbar, Änderungen werden nur nach Freigabe übernommen.

„Wir hatten nie das Gefühl, die Kontrolle abzugeben. Die KI unterstützt – sie entscheidet nicht.“

Vom Experiment zum echten Einsatz

Bereits in der frühen Testphase zeigte sich gemeinsam mit dem Kunden deutlich, wie hoch der praktische Nutzen ist.

Der entscheidende Schritt: Produktivsetzung

Gemeinsam mit dem Kunden wurde der Prototyp schrittweise in einen stabilen, produktiven Prozess überführt.

Heute ist die Lösung im Projektalltag integriert und unterstützt:

• Projektleiter bei der Statusanalyse
• PMOs bei der Konsolidierung von Informationen
• Management bei fundierten Entscheidungen

Und das ohne zusätzliche Tool-Einführung – auf Basis der bestehenden Systeme.

Fazit

Die next AI Sandbox zeigt, wie KI greifbar wird – vor allem dann, wenn Technologie und fachliche Expertise zusammengebracht werden. Gemeinsam mit dem Kunden ermöglicht sie:

• Use Cases gezielt zu identifizieren und zu schärfen
• Lösungen schnell und risikofrei zu testen
• echten Mehrwert früh zu validieren
• und Ansätze erfolgreich in den Alltag zu überführen

„Die Sandbox hat uns geholfen, aus einer Idee innerhalb weniger Wochen eine produktive Lösung zu machen – ohne großes Risiko.“