Project Agent im Einsatz

Künstliche Intelligenz ist nicht nur ein Mittel zum Zweck. Sie verändert die Logik von Projektarbeit grundlegend. Das klingt groß – und ist es auch.

Vom Chatbot zum aktiven Assistenten

Lange galt KI im Projektmanagement als bessere Suchmaschine: Fragen stellen, Antworten bekommen, Texte glätten, vielleicht einen Projektplan formulieren. Doch wie Johannes Kloibhofer während der Veranstaltung mehrfach erwähnte, steht nicht mehr die Chat-Funktion im Zentrum, sondern KI‑Agenten.

KI-Agenten sind keine passiven Assistenten, sondern handeln selbstständig innerhalb klar definierter Grenzen. Sie lesen Daten aus Systemen, interpretieren sie, schlagen Änderungen vor und setzen diese teilweise auch um. Ausgewählte Projektschritte passieren nicht mehr nur auf Befehl, sondern laufen kontinuierlich im Hintergrund.

Der entscheidende Unterschied zwischen einem klassischen KI-Tool und einem Agenten liegt in der Ausführung. Während das eine punktuell hilft, greift das andere direkt in den operativen Projektalltag ein und wird somit Teil des Systems, oder besser gesagt, des Teams.

KI im Projektmanagement

Was machen eigentlich Projektmanager:innen? Wer ehrlich antwortet, nennt neben Führungsaufgaben auch operative Tätigkeiten wie Statusmeetings, Nachverfolgungen, Excel-Updates oder Reporting. Viel davon ist notwendig, aber wenig davon erfordert die Kompetenz eines:r Projektmanagers:in.

Dennis Preiter formulierte es als Paradigmenwechsel und beschrieb damit eine klare Richtungsänderung: Es geht nicht mehr um die Frage „Wie mache ich Prozesse schneller?", sondern „Welche Prozesse brauche ich überhaupt noch?"

Veränderungen wirken sich nicht nur auf einzelne Prozessschritte aus, sondern immer auf das gesamte Konstrukt. Die Folge: Operatives wird automatisierbar und menschliche Aufgaben gewinnen dadurch nicht weniger, sondern mehr Gewicht. Kloibhofer bezeichnete es als Wandel von Verwaltung zu Wertschöpfung.

Zwei Ansätze, ein Prinzip

Im Zuge des AI:Xplorer wurden bewusst zwei unterschiedliche technische Ansätze mit derselben Grundlogik vorgeführt.

Marinko Todorovic demonstrierte, wie ein Project Agent innerhalb von Microsoft 365 arbeitet. Der Agent ist kein isolierter Bot, sondern eingebettet in SharePoint, Planner, Teams und Copilot Studio.

Was viele für ein Zukunftsszenario halten, funktioniert bereits: Nach einem Statusmeeting lädt der Projektleiter das Meeting-Protokoll hoch. Der Agent analysiert es, erkennt Änderungen, schlägt Statusanpassungen vor, legt Aufgaben an, aktualisiert die Projektübersicht – und informiert optional den Auftraggeber per Teams-Nachricht. Ein eindrucksvolles Ergebnis, das viele ins Erstaunen versetzte.
Todorovics Kernaussage dabei: Wir geben dadurch nicht die Kontrolle ab. Wir sitzen weiterhin im Fahrersitz, aber können uns von nun an besser auf die Straße konzentrieren.

Das andere Extrem zeigte Preiter mit einem vollständig individuellen Setup, jenseits klassischer Projektmanagement-Tools. Sein persönlicher Projektassistent hört auf den Namen „Michi", ist über Telegram erreichbar und mit einer selbst gehosteten Automationsplattform verknüpft – kein fixes System, kein vorgegebenes Interface. Stattdessen ein persönliches Dashboard, automatisch generiert, visuell aufbereitet und kontinuierlich aktualisiert.

Was das in der Praxis bedeutet, machte Preiter mit einer simplen Geste deutlich: Er fotografierte handschriftliche Notizen aus einem Meilenstein-Review mit dem Handy und schickte das Foto an den Agenten, der daraus Tasks, Statusänderungen und Budget-Updates generierte. Das Beispiel zeigt, dass es inzwischen viel wichtiger ist, wie Informationen fließen, als wo gearbeitet wird.

Effizienz ist nicht alles

Gegen Ende meldete sich eine Teilnehmerin mit einer Frage, die den bisherigen Konsens ins Wanken brachte: Geht es hier nur um Effizienz oder auch um Effektivität? Also nicht nur darum, etwas schneller zu tun, sondern auch das Richtige zu tun.

Preiter antwortete darauf mit strategischen Agenten, die Ziele hinterfragen, Prioritäten herausfordern und Risiken neu gewichten. Dennoch: KI liefert nur Vorschläge, keine absoluten Wahrheiten. Sie führt dazu, dass wir unsere Arbeitsweise reflektieren und in weiterer Folge optimieren können. Damit liegt ihr strategischer Nutzen nicht im Ergebnis, sondern im Denkprozess, den sie auslöst.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

Jetzt ist es Zeit zu handeln. Denn Automatisierungen, die noch vor wenigen Monaten technisch nicht möglich waren, funktionieren inzwischen nahezu problemlos. KI-Agenten sind keine Zukunftsvision mehr, sondern produktiv einsetzbar – und viele nutzen das bereits zu ihrem Vorteil.

Wer untätig bleibt und KI als Hype abtut, läuft Gefahr, von der Konkurrenz überschattet zu werden. Gleichzeitig kann eine unreflektierte Einführung ohne Strategie mehr Schaden anrichten als Nutzen bringen. Deshalb plädierten unsere KI-Experten für einen strukturierten Weg:

Fazit: Projektmanagement wird persönlicher

Künstliche Intelligenz macht Projektmanagement nicht technischer, und schon gar nicht macht sie die Beteiligten austauschbarer. Im Gegenteil. Sie nimmt Routinetätigkeiten ab, automatisiert administrative Arbeit und schafft damit Raum für den Menschen.

Während die operative Arbeit zunehmend zur KI wandert, bleibt das Wesentliche menschlich.

Doch nicht das Tool entscheidet über den Erfolg, sondern die Art, wie Organisationen lernen, mit diesen neuen Assistenten zu arbeiten. Denn die Implementierung von Künstlicher Intelligenz ist nicht nur ein Technologie-Thema, sondern auch ein Change-Projekt. Sie verändert Rollenbilder, Arbeitsweisen sowie Erwartungen und verlangt sowohl Vertrauen als auch bewusste Führen.