KI als kritischer Gesprächspartner

Beim change:maker Event am 17. März haben wir gemeinsam erlebt, was passiert, wenn wir KI als kritischen Gesprächspartner im Change Management einsetzen. KI-Experte und ausgebildeter Change Manager Dennis Preiter zeigte uns anhand kreativer, aber doch sehr ungewöhnlicher und gerade deshalb auch so effektiver Praxisbeispiele, wo und wie uns KI im Change Management blinde Flecken in der Analyse, der Kommunikation sowie der Selbstwahrnehmung vor Augen führt.

KI und Change Management

Künstliche Intelligenz ist gekommen, um zu bleiben. Wer glaubt, die Augen vor der Realität verschließen und über die Veränderungswelle, die KI ausgelöst hat, hinwegsehen zu können, wird früher oder später den Anschluss verlieren. Denn KI macht auch vor dem Change Management keinen Halt. Im Gegenteil: Gerade Change Management wir durch KI wichtiger denn je. Der bewusste Einsatz kann dabei helfen, Veränderungsprozesse effizienter zu gestalten und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, noch bevor sie entstehen. Doch das Ziel besteht nicht nur darin, herauszufinden, wie wir KI im Change Management einsetzen können. Wir müssen uns auch bewusstwerden, dass KI selbst Change ist.

Rund 70 % der Change-Projekte scheitern. Das ist nichts Neues für erfahrene Change Manager:innen. Doch erschreckend ist, dass sie seit Jahrzehnten an denselben Fehlern scheitern:

• zu späte und/oder mangelnde Kommunikation
• Missverständnisse zwischen Wissen & Verstehen
• unsichtbare Widerstände
• fehlende Perspektivenvielfalt

KI kann das ändern, indem sie als Werkzeug eingesetzt wird, das uns zwingt, gewisse Themen anders zu betrachten und zu denken. Es reicht nicht, jeden Mitarbeitenden eine KI-Lizenz bereitzustellen und dann zu glauben, das Thema sei damit abgehakt. Das ist keine Einführung, sondern Infrastruktur. KI verändert, wie Menschen zusammenarbeiten – und zwar fortlaufend. Dementsprechend greift die klassische Projektlogik hier nicht. Die Einführung von KI in einem Unternehmen ist kein einzelnes Projekt und auch kein reines IT-Projekt. Es ist ein Change-Projekt, das nie ganz abgeschlossen sein wird und regelmäßig Aufmerksamkeit braucht.

Das KI-Werkzeug im Change

Künstliche Intelligenz ist kein Ersatz für unser Urteilsvermögen und hat keinen menschlichen Verstand – auch wenn sie überraschend gut darin ist, diesen vorzutäuschen. Dennoch kann sie bis zu 80 % unserer Routinearbeit beschleunigen und Lücken im Projekt aufzeigen. Sie reagiert schnell, präzise und auf Wunsch auch sehr direkt. Dadurch eröffnet sie Perspektiven, die in klassischen Workshops oft unentdeckt bleiben.

KI ist Change

KI ist nicht nur ein weiteres Tool in der Change-Werkzeugkiste. Sie ist die Veränderung höchstpersönlich und prägt die Spielregeln im Change Management grundlegend. Mit welchen Methoden wir das zu unserem Vorteil nutzen können, zeigen die folgenden Beispiele.

Stakeholder-Sparring Voice

Jetzt wird es bissig: Thomas Weidemann ist ein äußerst kritischer, direkter und hartnäckiger Gesprächspartner. Was ihn von den anderen KI-Prompts unterscheidet, ist seine Realitätsnähe. Man muss ihn tatsächlich anrufen, um ihm ein Change-Thema zu erklären – und er nimmt kein Blatt vor den Mund. Besonders heikel wird es, wenn man seinen Namen versehentlich falsch ausspricht. Dann reagiert er geradezu allergisch darauf und das Gespräch nimmt eine deutlich ungemütlichere Wendung.

Es kann durchaus sinnvoll sein, KI so zu programmieren, dass sie bestimmte Persönlichkeiten oder Rollen realistisch simuliert. Mitarbeitende – und auch man selbst – können damit kritische Gespräche üben, bevor sie in der echten Organisation stattfinden. Für Schulungen entsteht dadurch ein zusätzlicher Mehrwert, weil eine realistische Situation nachgestellt wird, die keine Konsequenzen nach sich zieht und trotzdem persönliche Lernerfahrungen ermöglicht.

Change Architect: Simulations-Game

Im browserbasierten Change Architect Game lassen sich Change-Maßnahmen simulieren, Budget zuweisen und Stakeholder-Reaktionen beobachten. Damit können Prozesse spielerisch hinterfragt und optimiert werden. Das Simulationsspiel bietet unterschiedliche Szenarien an, wie digitale Transformation, Kulturwandel oder Krisenmodus. Zusätzlich kann der Schwierigkeitsgrad ausgewählt werden – von Rückenwind bis Shitstorm. Anschließend können verschiedene Maßnahmen platziert und durch die KI dahingehend bewertet werden, ob sie sinnvoll sind oder neue Probleme schaffen.

Solche Simulationen lassen sich inzwischen auch ohne Programmierkenntnisse innerhalb weniger Stunden bauen. Man kann das Format selbst aufsetzen und dafür nutzen, eigene Prozesse nachzustellen und „out of the box" zu denken. Prinzipiell lässt sich das in Zukunft sogar mit Echtdaten kombinieren. Was hier auf spielerische Weise demonstriert wird, zeigt sehr deutlich, in welche Richtung sich die Technologie entwickelt.

Meinungen rund um KI

In der Diskussion wurde schnell sichtbar, wie unterschiedlich die Perspektiven und Meinungen zum Einsatz von KI im Change Management sind. Aus dem Publikum kam die berechtigte Anmerkung, dass KI verantwortungsvoll eingesetzt werden muss und der Umgang mit Echtdaten kritisch ist. Dennis Preiter stimmte zu, betonte aber gleichzeitig, dass KI bereits genutzt werde und wer nicht mitziehe, nicht lange mit der Konkurrenz mithalten könne.

Viele beschäftigte auch die Frage, wie KI in Organisationen eingeführt werden kann, in denen die Zielgruppen sehr unterschiedliche Kompetenzen haben. Die Einführung von KI ist immer ein Change-Prozess und gelingt nur über drei Ebenen: Führung, Technologie und System. Auf der Führungsebene muss die Bereitschaft vorhanden sein, Kompetenzen aufzubauen und Rückenwind zu geben. Die Technologie muss sauber aufgesetzt sein und unterschiedliche Lösungen ermöglichen. Zudem muss auch das System – also die Arbeitsumgebung, der Kontext und die Kultur – verstanden und berücksichtigt werden. Frühzeitige Erfolgserlebnisse sind besonders wichtig und motivierend. Deshalb sind Pilotprojekte, auf denen man anschließend aufbauen kann, ein geeigneter Startpunkt.

In der Runde ging es auch darum, was im Change Management wirklich sinnvoll ist. Die Herausforderung liegt darin, Prompts technologisch sauber aufzusetzen und sich nicht in unendlichen Möglichkeiten zu verlieren. Dafür braucht es eine strategische Herangehensweise und eine klare Ausgangssituation. Gleichzeitig ist es wichtig zu berücksichtigen, dass die Einführung von KI selbst ein Change ist, der transparente Kommunikation erfordert. Persönliche Kommunikation bleibt somit ein zentrales Thema. Die Hoffnung: KI schafft wieder mehr Zeit für genau diese persönlichen Gespräche.

Gegen Ende richtete sich der Blick auf das große Ganze. KI bleibt und sie kann Freiräume schaffen, die wir anders nutzen können. Ein Teilnehmer brachte die Perspektive des „Becoming" ein: Veränderung ist kein Weg mit klarem Start und Ende, sondern ein kontinuierlicher Übergang. Andrea Cerny beschrieb Change als etwas, das in Wellen auftaucht und nicht hart endet wie ein klassisches Projekt. Dennis Preiter sprach in diesem Zusammenhang von „AI Fluency", weil wir in einer Zeit leben, in der Wandel nie aufhört und KI diesen Prozess zusätzlich beschleunigt. Genau genommen – und etwas hochgestochen formuliert – befinden wir uns in einer „multidimensionalen Mehrfachtransformation".

KI ist kein Selbstläufer

KI ersetzt uns nicht, aber sie fordert uns heraus. Wir müssen sie aktiv und bewusst in unsere Change-Projekte integrieren. Gleichzeitig müssen wir erkennen, dass sie kein Selbstläufer ist, sondern ein eigenes Change-Projekt, das Steuerung braucht.

Gezielt eingesetzt, macht sie blinde Flecken sichtbarer, beschleunigt Arbeitsprozesse und schenkt uns Zeit für das, was bisher oft zu kurz kam: aufmerksame Führung, persönlicher Austausch und der Fokus auf den Menschen. Dabei ist wichtig zu berücksichtigen, dass KI nur so gute Ergebnisse liefert, wie unsere Eingaben bzw. Prompts es sind. Je ungenauer und generischer unsere Anweisungen sind, desto ungenauer und generischer ist auch das Ergebnis. Natürlich erfordert der Einsatz von KI Zeit und Sorgfalt. Für einmalige Aufgaben zahlt sich der Aufwand vermutlich nicht aus. Für wiederkehrende Aufgaben schon.