KI in der Prozesserhebung

KI in der Prozesserhebung: 20 bis 30 Prozent Zeitersparnis

„KI beschleunigt unseren Arbeitsprozess“, meint Prozessexperte Armin Buchner.

70 Prozent Zeitersparnis sind dabei jedoch unrealistisch. Der Durchschnitt bewegt sich in einem Korridor von 20 bis 30 Prozent. Eine realistische Erwartungshaltung ist zentral, denn KI verändert die Prozesserhebung nicht grundlegend. Klassische Aufgaben, wie Workshops moderieren, Prozesse verstehen, Abstimmungen führen und Freigaben einholen, bleiben bestehen. Auch mit KI muss ein IST-Prozess weiterhin beschrieben, strukturiert, modelliert und im Unternehmen verankert werden. Die Technologie ersetzt keinen dieser Schritte und streicht auch keinen. Sie steigert lediglich die Geschwindigkeit und Qualität der Vor- und Nacharbeit.

Informationsfetzen strukturieren

Wer Prozesse erhebt, kennt das Muster: Informationen sind zwar vorhanden, aber selten strukturiert und gebündelt. Stattdessen finden wir sie verteilt in persönlichen Checklisten, Excel-Dateien, PowerPoint-Folien oder Workshop-Protokollen. Manchmal liegt irgendwo auch eine verstaubte IST-Prozess-Dokumentation, die jedoch im Widerspruch zum gelebten Prozess steht.

Hier kommt KI zum Einsatz.

Besonders anschaulich wird der Einsatz von KI am Beispiel der Prozesserhebung für einen IT Service Desk. Zur Verfügung stehen individuelle Mitarbeiter-Checklisten, Managementfolien, Workshop-Transkripte, Fotos von Post-its und eine Umfrageauswertung.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen, ist jedoch noch nicht perfekt. KI liefert keine in Stein gemeißelte Fakten, sondern eine erste Hypothese eines Prozesses. Das gilt auch für die generierte Prozessgrafik.

Sie wird in BPMN.io erstellt, einem kostenlosen Online-Tool zur Modellierung von Prozessen nach dem international gebräuchlichsten Format für Prozessdarstellungen (BPMN-Standard). Die Grafik ist eine gut vorbereitete Ausgangslage, der noch der letzte Feinschliff fehlt. Deshalb braucht es eine oder mehrere Qualitätsschleifen, um zu prüfen, wo noch Schritte fehlen oder wo Schritte ergänzt wurden, weil sie zu einem klassischen IT Service Desk-Prozess zu gehören scheinen.

Change Management als Voraussetzung

Die klassischen Aufgaben der Prozesserhebung bleiben bestehen. Gleichzeitig bringt KI eine neue Herausforderung mit sich. Wenn Ergebnisse ohne Einbindung der Betroffenen entstehen, rückt der notwendige Dialog in den Hintergrund oder geht ganz verloren.

Armin Buchner betont deshalb die Rolle von Change Management:

„Wenn ich KI umfassend nutze und die Menschen nicht mitnehme, verliere ich sie. Dann entsteht entweder ein Prozess, der nicht gelebt wird, oder einer, mit dem sich niemand identifizieren kann."

KI bringt also nicht nur Vorteile. Sie verstärkt bestehende Schwächen im Umgang mit Veränderungsprozessen.

Die Nutzung von KI ist relativ einfach erlernbar. Alle Beteiligten abzuholen, Unsicherheiten abzubauen und Widerstände zu meistern, stellt die eigentliche Herausforderung dar. Mitarbeitende sollten nicht einfach ein fertiges KI-Ergebnis vorgelegt bekommen, ohne in den Entstehungsprozess eingebunden gewesen zu sein. KI muss näher an den Entstehungsprozess heranrücken.

Statt Prozesse auf Flipcharts zu dokumentieren und später zu digitalisieren, empfiehlt unser Experte, Tools wie Miro bereits im Workshop zu nutzen – inklusive KI-Unterstützung. Prozesse werden direkt im Gespräch modelliert, teilweise sogar per Sprache. Damit verschiebt sich die Rolle der KI von der nachträglichen Dokumentationsaufbereitung zur aktiven Unterstützung im Workshop.

KI im Prozessmanagement

KI verändert die Art, wie Prozesse erhoben und dokumentiert werden. Der größte Nutzen von KI liegt in der Beschleunigung von Prozessen und der damit einhergehenden Zeitersparnis. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst im Zusammenspiel mit fachlicher Erfahrung, Dialog und gemeinsamer Reflexion.

Folglich ist der Einsatz von KI im Prozessmanagement kein reines Tool-Thema, sondern auch ein Organisations- und Kulturthema. Die eigentliche Herausforderung ist nicht der technische Einsatz von KI, sondern wie wir damit zusammenarbeiten wollen.